Founding Father Veere

Jan de Regt
Gemeentesecretaris Veere

"Mensen verlangen van ons dat we met de tijd meegaan"

"De gemeente Veere is in 1997 ontstaan na een herindeling, waarbij vijf gemeenten zijn samengevoegd. Vanaf het begin heeft het klantgericht denken en handelen hoog in het vaandel gestaan. Zo is in het nieuwe gemeentehuis, dat per 1 januari 2000 in gebruik is genomen, een centrale publieksbalie gerealiseerd waar de meeste klantcontacten worden afgehandeld. Er is ook nagedacht op welke wijze wij ICT middelen en mogelijkheden kunnen gebruiken bij onze dienstverlening. Reeds in 2003 hebben wij dat planmatig aangepakt en een aantal heldere doelstellingen geformuleerd. De belangrijkste doelstelling was om in 2006 minimaal vijf producten geheel digitaal aan onze inwoners te kunnen leveren. Verder is nagedacht hoe wij interne processen zouden kunnen digitaliseren wat inmiddels onder andere heeft geleid tot digitalisering van de ingekomen post, van facturen en van andere interne processen en producten."

"Vanaf 2003 was duidelijk wat wij wilden en de vraag was daarna hoe wij dat zouden gaan realiseren. De vraag was onder meer met welke leverancier wij in zee zouden gaan. Aan dat keuzeproces hebben wij vrij veel aandacht besteed. Ook veel andere gemeenten worstelden met dit vraagstuk. Veel gemeenten hebben er voor gekozen om al dan niet gezamenlijk aanbestedingstrajecten op te starten. Gedurende het proces zijn wij in gesprek gegaan met Getronics PinkRoccade. Het bleek dat onder andere onze website niet geschikt was om digitale producten te leveren. Via GPR kwamen we in contact en in gesprek met SimSolutions, met wie we de eerste stappen hebben gezet. Die samenwerking heeft ertoe geleid dat Veere in oktober 2006 de eerste gemeente was die via GPR en SimSolutions digitale producten aan onze inwoners gingen leveren."

Meer wensen
"Maar we hadden meer ambitie en daar wilden wij over meedenken. Op korte termijn, binnen één of twee jaar, willen wij meer producten via de website aan onze inwoners leveren. Wij denken aan gemeentelijke belastingen, WMO voorzieningen en de omgevingsvergunning. Elke gemeente heeft eigen wensen en via de Midoffice Community krijg je de mogelijkheid een eigen bijdrage te leveren en mee te denken over de te ontwikkelen producten. Op basis van argumenten hopen wij daar invloed op te kunnen uitoefenen."

Veranderende maatschappij
"De visie van Veere is dat de gemeente moet inspelen op de veranderende maatschappij. Dat betekent dat wij vinden dat wij ons voortdurend moeten aanpassen aan de wensen van de burger. De inwoners van Veere moeten naar het gemeentehuis in de kern Domburg. Daar hebben we een centrale publieksbalie waar de burgers voor allerlei zaken terechtkunnen. Als je bijvoorbeeld uit de stad Veere komt moet je zo´n vijftien kilometer rijden om bij het gemeentehuis te komen. De openingstijden zijn wel ruim, maar voor de inwoners is dat niet genoeg. Die willen meer.

Supermarkt
"Mensen verlangen van ons dat we met de tijd meegaan. Het gaat immers om hun tijdsbesteding. Mensen zijn met veel verschillende dingen bezig. Net zoals ze om half negen 's avonds nog naar de supermarkt kunnen, willen ze hun boodschappen bij de gemeente ook buiten kantoortijden kunnen doen." 

"Ik noem graag het voorbeeld van Centraal Beheer. Drie jaar geleden kocht ik op een vrijdagmiddag een motorfiets en via internet heb ik die dag om 23.00 uur direct een verzekering afgesloten. Per mail kreeg ik per omgaande de bevestiging dat de motor verzekerd was en zaterdag kon ik meteen rijden. Zo zie ik de gemeentelijke dienstverlening in de toekomst ook. Wij leveren nu al binnen maximaal 24 uur een uittreksel uit het GBA zonder dat inwoners daarvoor naar het gemeentehuis hoeven te komen. In de toekomst zullen wij daar veel verder in moeten gaan."

"Een voorbeeld is een ondernemer die over een drank- en horecavergunning (Veere heeft ruim 200 horecabedrijven) voor zijn bedrijf moet beschikken. In zo'n vergunning moet onder andere de naam van de bedrijfsleider worden vermeld. Als er een nieuwe  bedrijfsleider komt, moet de vergunning worden gewijzigd. De ondernemer moet daarvoor telkens weer naar het gemeentehuis. Waarom zou het in de toekomst niet zó kunnen zijn dat de ondernemer bij de gemeente inlogt en zijn eigen vergunninggegevens kan raadplegen en zelfs ook nog kan wijzigen. Dat hij de naam van de nieuwe bedrijfsleider kan invoeren, verwerken in de administratie van de gemeente en een automatisch bericht van de gemeente ontvangt dat de vergunning is gewijzigd. Daar hoeft geen menselijke handeling meer aan te pas te komen."

"Elke burger of ondernemer moet naar mijn mening in de toekomst bij de gemeente kunnen inloggen om zijn of haar gegeven of vergunningen te kunnen raadplegen. Dat is de toekomst en de gemeente kan daarin niet achterblijven. Veere heeft daarmee overigens al een begin gemaakt met de link op de website ´mijn Veere´.  Via DigiD kunnen inwoners daar al enkele zelfgekozen gegevens van de gemeente raadplegen."

Menselijke maat
"Is internet dé oplossing? Nee, natuurlijk niet. Het ´zijn´ van een gemeente blijft  vooral mensenwerk. Inwoners hebben toch vaak de behoefte om eerst persoonlijk een aantal vragen te kunnen stellen voordat zij een vergunning of een andere dienst van de gemeente aanvragen. Persoonlijk contact blijft belangrijk en dat moet je organisatorisch goed regelen. Houding en gedrag van de medewerkers (´cultuur´) is belangrijk en daar moet je voortdurend aandacht aan besteden."

"Het sociale leven in Veere vindt vooral plaats in de kernen. Je moet de inwoners zelf opzoeken en ze niet altijd vragen om naar het gemeentehuis te komen. Veere heeft per kern een stads- of dorpsraad die een oog- en oorfunctie voor de gemeente vervult. Veere werkt ook met kernwethouders om directe contacten met de kernen te onderhouden. Wij organiseren ook periodiek kernavonden waarbij het hele college en de gemeenteraad de kernen opzoekt en de inwoners uitnodigt mee te denken over de ontwikkeling van hun eigen kern, hun eigen leefomgeving. Direct contact met burgers blijft belangrijk en digitale middelen zullen in de toekomst waar nodig worden ingezet en mogelijk zonder het directe contact met de burger uit het oog te verliezen."

De medewerkers
"Je moet aandacht blijven besteden aan de houding en het gedrag van medewerkers. De digitale ontwikkelingen zullen in de toekomst zeker invloed hebben op de werkzaamheden die zij verrichten. Klantcontact blijft belangrijk, maar een deel zal verdwijnen. Het gaat allemaal zeer geleidelijk en niet van de ene op de andere dag. Het digitaliseren van ingekomen post en het inrichten van een digitaal archief heeft voor de lange termijn een wezenlijke invloed op het werk van de archiefmedewerkers. Deze mensen zijn gewend aan jarenlang werk met papieren dossiers die in de toekomst langzaam gaan verdwijnen. Niet binnen een jaar, maar binnen vijf of zes jaar. Zo'n lange periode hebben sommige mensen misschien ook daadwerkelijk nodig om te wennen aan de veranderingen die komen en daar zul je rekening mee moeten houden. Dat is ook mijn voortdurende boodschap aan de organisatie: ´de wereld om ons heen verandert, dus ook die van de gemeente Veere. Wees daar alert op en speel daar op in´. Dat gaat niet vanzelf en dat betekent dat je constant de boodschap moet blijven uitdragen waar we het voor doen. Je moet je doelstellingen daarom niet al te ambitieus neerzetten, want er is een grens aan de verandercapaciteit en de veranderbereidheid van mensen."

Bescheiden voorloper
"Veere heeft in 2003 bepaalde doelstellingen geformuleerd en deze zijn inmiddels gerealiseerd. Inmiddels blijkt dat wij toch wel een beetje voorop lopen, ook ten opzichte van de andere deelnemers aan de Midoffice Community. Daar zijn wij natuurlijk best trots op, maar als gemeente blijven wij bescheiden, dat past bij de Zeeuwse inslag. Het is ook nooit onze bedoeling geweest om een voorloper te zijn, maar we zijn gewoon hard aan de slag gegaan. Daaruit blijkt een bepaalde ambitie en als je zo'n voorsprong eenmaal hebt, is het ook leuk om die te houden. Dat is tenminste wel onze uitdaging; niet om voorop te lopen, maar wel om in te kunnen blijven spelen op de toekomst."

"Met de Midoffice Community zitten we momenteel nog min of meer in de opstartfase en als lid van de Taskforce ben ik zeer nieuwsgierig naar de vorderingen. Getronics PinkRoccade heeft nu de nek uitgestoken en gaat ver in het betrekken van de klanten bij het ontwikkelen van producten. Ik vind dat een hele goede ontwikkeling en in 2008 zal blijken in hoeverre het bedrijf er daadwerkelijk in zal slagen om producten te ontwikkelen die de klanten wensen. Ik verwacht er heel veel van!"