Interview Tim van Hugte

Tim van Hugte
Aia Software

"De Midoffice Community moet een leidersrol op zich nemen, het is geen inkoopcombinatie"

"In een brave new world zou alles door het systeem af te handelen zijn. Maar een wereld waarin mensen niet meer nodig zijn, is ook ongelooflijk onsympathiek. Ik stel een vraag aan het systeem en hij geeft antwoord, hij levert het juiste document op met een minimale inspanning. Met een minimale intermenselijke interactie. Die wereld bestaat gelukkig niet. De werkelijkheid is veel weerbarstiger want er ontbreekt een heleboel informatie en er moeten dingen worden toegevoegd waarvoor je de interactie met ambtenaren nodig hebt."

"Wij zorgen dat meer dan 200 gemeenten documenten kunnen creëren op basis van allerlei gegevens die in de primaire processystemen van Getronics Pink Roccade worden ingevoerd en gebruikt. Ons ITP Document Platform ondersteunt ambtenaren, waar nodig is in het proces, bij het creëren van de juiste systeemdocumenten. Buiten het partnership met Getronics Pink Roccade wordt ITP vooral ingezet bij financiële dienstverleners, verzekeraars en banken voor het individueel samenstellen van correspondentie aan de hand van tekstbouwstenen.

Gecontroleerde omgeving
"Aan de basis van ITP ligt het concept 'Business Owned, Business Managed, IT Controlled (BOBMIC). De ambtenaar heeft kennis van zijn proces, weet wat het is om een vergunning aan te vragen. En hij weet wat je moet doen om te trouwen of als je een huis wilt bouwen. Hij heeft die kennis en die kennis vindt zijn weerslag in allerlei documenten. Onder druk van de politiek, de wetgeving of initiatieven in de gemeente verandert dat bedrijfsproces natuurlijk. Het proces is continu in beweging, die dynamiek vindt zijn weerslag in documenten. Bij business owned is de ambtenaar met kennis eigenaar van het bedrijfsproces; hij weet wat speelt, maar hij weet ook wat hij wil veranderen. Business managed betekent dat die ambtenaar ook de tools, de instrumenten, nodig heeft waarmee je hem de gelegenheid stelt om de nodige aanpassingen in documenten zelf uit te voeren."

"Met ITP kunnen ambtenaren zelf document templates en de content van tekstblokken beheren. We hebben het zoveel mogelijk grafisch gemaakt zodat je deze kunt veranderingen aanbrengen zonder IT kennis te hebben. Die overdracht moet wel in een beheersbaar jasje gebeuren: IT controlled dus. Daarom bieden wij met de ITP/MDK Repository een beheeromgeving op een centrale server. In deze Repository kan de business dus zelf de content beheren. Maar tegelijkertijd is de Repository ook de omgeving waar IT zaken als integratie en beveiliging regelt. Het is dus niet zo dat we zeggen 'met ITP is het mogelijk om zomaar in het wilde weg veranderingen in documenten aan te brengen of de koppelingen met al die systemen van Getronics PinkRoccade overhoop te halen', dat allemaal niet. Het gebeurt in een gecontroleerde omgeving. Met Getronics PinkRoccade hebben we dan ook onlangs afgesproken dat zij de beheeromgeving van ITP ter beschikking stellen aan alle gemeenten."

Verantwoordelijkheid
"Gemeenten gaan de stap maken naar zeven dagen 24 uur open zijn.  Dat wil zeggen dat het technisch af en toe het knutselwerk moet overstijgen en dat je daar professionele middelen in moet zetten. Daarbij komt IT controlled kijken. De ambtenaar kent het proces, weet de veranderingen al samen met de politiek, moet dat kunnen beheren, heeft met ITP de mogelijkheid, heeft de nodige tools en is dus meester over zijn eigen documenten. Er zijn echter dingen die je een ambtenaar nooit moet laten doen: de hardere IT dingen. Hij krijgt immers niet alleen te maken met 24 keer zeven uur bereikbaarheid, maar ook met de koppeling met de Midoffice, de veiligheid en de toegangsrechten."

"En IT voelt zich daar ook prettig bij, dat zij die rol houden. Dat ze niet die rol hebben van 'zeg Jansen van IT, we hebben van de week in de gemeenteraad dit en dit besloten dat heeft die en die gevolgen, kun je dat in dat en dat document vertalen?  Daar worden ze doodongelukkig van. Het zijn IT mensen, geen content mensen, ambtenaren of mensen die begrip hebben voor wat die veranderingen nu werkelijk behelzen."

"Zo faciliteren we dingen als flexibiliteit en verantwoordelijkheid. Maar je voorkomt ook een hoop: want als je het niet doet, wat gebeurt er dan? Dan zeggen mensen 'hier kan ik niet meer mee werken. Dit is allemaal achterhaald.  Die documenten kloppen niet meer. Weet je wat, ik ga zelf in word op mijn computer een file aanmaken 'vergunning aanvragen bouw' en ik ga dat zelf doen. Dat wordt een puinhoop, dan is het einde zoek. Serieus. En zeker 7 keer 24, dat wordt heel lastig."

Beheersbaar jasje
"Dus als je die verantwoordelijkheid weer kunt leggen bij mensen op de werkvloer, in dat beheersbare jasje, heb je een hele slag geslagen. Want dan krijg je mensen die zich verantwoordelijk voelen en hun werk kunnen verbeteren. Maar de allerbelangrijkste slag is dat je veranderingen flexibeler en geruislozer in je organisatie kunt doorvoeren. Iets beslissen in de gemeenteraadsvergadering is één, maar zorgen dat het in een verordening terechtkomt is een tweede. En juist daar dragen dit soort concepten aan bij."

"Het BOBMIC-concept is ontstaan uit de ervaringen die we in die financiële bedrijfstak hebben opgedaan. Want hoe zorg je dat veranderingen snel kunnen worden doorgevoerd? Iets zeven keer 24 uur draait? De eerste associatie bij mid office is dat je niet alleen overdag handelt, maar gewoon zeven keer 24 werkt. Dus moet je op een aantal manieren anders denken. Wij hebben natuurlijk een technische achtergrond, maar we kunnen wel de ervaringen van anderen inbrengen zodat we al die gemeenten, die uiteindelijk in de doelgroep binnen die Midoffice Community liggen, kunnen ondersteunen."

Wiel
"De Midoffice Community is eigenlijk gestoeld op de gedachte om niet te grote stappen in één keer te doen. Om als gemeenschap niet vaker het wiel uit te vinden dan nodig. Om samen de werking te toetsen en om voor de wielen die voorgesteld worden en de wielen die je zélf al hebt, goede velggroottes en bandprofielen te bedenken. En drie keer dezelfde band op drie verschillende plekken inzetten, is veel kosteneffectiever. Hergebruik dus."

"Als je één keer de midoffice maakt, is dat voor die 200 gemeenten iets wat ze kunnen oppakken en hergebruiken. In deze markt is het over het algemeen fout om iedereen te vragen wat ze willen. Dan krijg je een lijst van dingetjes waar geen visie achter zit. Het mooie van de Midoffice Community is dat mensen die zichzelf visierijk achten, zich gegroepeerd hebben en in relatief kleine kring aan visieontwikkeling kunnen doen. Vervolgens kunnen ze dat uitdragen en communiceren met mensen die daar beroepshalve nog verder mee bezig zijn. De Midoffice Community draagt bij dat de standaardmiddelen die nodig zijn, ideale raderen in een nieuwe machine worden. Raderen die goed in elkaar grijpen." 

Truc
"Als je iets volautomatisch doet, moet het voldoen aan de eis dat het perfect is. Het moet er altijd zijn. Als je daarvoor dienstverleners individueel gaat uitnodigen, wordt het onbetaalbaar. De grootste kunst voor de gemeenten is om al die dingen te doen met de budgetten die ze hebben. De gemeente Boekel kan individueel best een aantal vragen hebben en kennis tekortschieten, waarvan ze denken 'nou, als ik dat wil oplossen, laat ik dan maar eens Boer & Croon inhuren. Maar gemeenten moeten zich vooral niet laten overvallen door organisatieadviseurs. Een substantieel deel van de overheidsgeldsubsidies lekt weg naar adviseurs. Daar gebeurt helemaal niets mee. Het collectief houdt daar maar heel weinig van over. Er staan heel veel mensen klaar om ze individueel te adviseren over wat dan ook. Als burger zou ik het heel jammer vinden als gemeenten daar op ingingen. De truc van de Midoffice Community zou moeten zijn: 'hoe zorg ik dat je dingen samenbalt zodat je veel overhoudt." 

"We zijn als partner van Getronics Pink Roccade leverancier van de gemeentemarkt en we moeten luisteren naar die markt. De Midoffice Community is daar natuurlijke een hele mooie mogelijkheid voor. Je zou een slag maken door in die Midoffice Community kennis en ervaringen met elkaar te delen en elkaar sterker te maken. Dan heb je externen niet nodig. Die bureautjes kunnen wel tijd besteden aan iets positiefs, maar dan aan iets wat niet al drie keer gedaan is. Als Midoffice Community ben je een gemeenschap. Het woord zegt het ook; we zitten hier niet om dingen zélf te doen en voor onszelf te houden, om met eigenbelang bezig te zijn. Je moet anderen ook de ruimte geven om zelf te denken. En in die ruimte voor ideeën ontstaat de mogelijkheid om samen iets te doen."

Voelhorens
"Dus steken we hier tijd in. We ondersteunen dit initiatief, want we zien dat het beter is om met elkaar te praten. Het is beter om onze kennis en ervaring op het gebied van documentcreatie te delen en hergebruik toe te passen dan dat ieder voor zich, al dan niet met externe consultancy bureaus, de wereld en het wiel opnieuw gaat uitvinden. Tegelijkertijd willen we een beeld krijgen van de problemen en ervaringen van de verzamelde gemeenten. Het is heel goed als je de confrontatie aangaat met de werkelijkheid van de gebruiker. Zijn dat concepten waar zij ook mee bezig zijn? Wij denken van wel, want wij hebben natuurlijk ook onze voelhorens. Bovendien brengen we onze ervaring in het financiële bedrijfsleven met ons mee. Die kennis kunnen we vertalen. We gaan nu de dialoog vol en open aan om visieontwikkeling te krijgen en dan koppelen we dat terug naar wat we al doen."  

Poolse landdag
"Aia is ooit opgericht door een aantal informatici van de universiteit. Aia staat oorspronkelijk voor "Assisteren In Automatiseren". Dat komt een beetje bij de Midoffice Community in de buurt. Meedoen, meedenken en assistentie verlenen vanuit je kerncompetenties, vanuit datgene wat je goed kunt. De Midoffice Community is geen inkoopcombinatie. Het woord kopen zou niet mogen vallen. Je moet laten zien wat je hebt en dan kan het zijn dat mensen het graag willen hebben omdat het zo goed aansluit bij wat ze wensen. We zien de Midoffice Community niet als een platform om onze interactieve documenten te slijten. Met inkopers kun je geen creatieve zaken doen. Letterlijk:let op de kiezer, geen Poolse landdag. Niet teveel procedurele kwesties, jaarstukken en agenda's. Wij staan een onafhankelijke koers voor van het halen en brengen van kennis; een kruisbestuiving."

 "De Midoffice Community is een mogelijkheid om dingen te maken of te vermaken zodat het past bij de mensen. Dus moet je geen inkooprol, maar een leidersrol op je nemen, want dat creëert vertrouwen bij de leverancier. Die andere gemeenten, die nog geen lid zijn, kijken dat ook aan. Is die Midoffice Community een praatclub waar dingen gewoon gepusht worden en waar vooral aan marketing wordt gedaan of heb ik daar daadwerkelijk iets aan? Dat zal de komende maanden onze uitdaging zijn. Als iemand plots keihard op de trommel gaat slaan van 'zullen we volgende week een vergadering beleggen over hoe we dit en dat bij jullie kunnen implementeren', werkt dit initiatief niet. Dan zal de Midoffice Community een zachte dood sterven."